In der Vergangenheit waren die Abläufe bei der Abholung oder Entladung von Waren in den Xella Werken komplex und umständlich: Daten wurden wiederholt und mehrfach eingegeben, mündliche und schriftliche Kommunikation verlangsamte die Abläufe, und die manuell gepflegten Listen wurden immer länger. Zusätzlich gab es Sprachbarrieren und Herausforderungen bei der Vertretung von Personal in den Versandabteilungen aufgrund fehlenden universellen Datenzugriffs. Ein wichtiger Punkt ist in diesem Zusammenhang auch die Unterweisung der Lkw-Fahrer über die Sicherheitsvorschriften in den Xella-Werken.

Wie funktioniert ein elektronischer Servicepoint (ESP)?
Der ESP ersetzt die alten „analogen“ Be- und Entladestellen in den Werken. Die Fahrer melden sich nun elektronisch mit Hilfe von Sendungsnummern an. Die Stellen sind mit Touchscreens und einer in 13 Sprachen übersetzten App ausgestattet, die auch Sicherheitsinformationen für das jeweilige Werk enthält.
Der gesamte Registrierungsprozess wird nun über die App abgewickelt, die - speziell in Polen - mit dem elektronischen Bestellsystem für Xella-Kunden verbunden ist. Die Staplerfahrer nutzen Tablets, um die zu be- oder entladenden Waren anzuzeigen. Nach dem Einchecken kehren sie zu ihrem Fahrzeug zurück und erhalten per SMS-Benachrichtigung die Zuweisung der Ladestelle, an der der physische Be- und Entladevorgang durchgeführt wird. Der Werkschutz wiederum überwacht die korrekte Sicherung der Ware. Für Fahrer, die nicht ausreichend vorbereitet sind, gibt es die Möglichkeit, Ladungssicherungsutensilien vor Ort zu erwerben.
 

Das Ziel: Vereinfachung und Modernisierung der Lieferprozesse
„Digital Dispatch reduziert nicht nur die Arbeitsbelastung im Tagesgeschäft, sondern verbessert auch die Kommunikation unserer Sicherheitsanweisungen an die Staplerfahrer und generiert Daten zu den Ladezeiten, die weiter analysiert werden können. Die mit Tablets ausgestatteten Staplerfahrer können darüber mit anderen Teams kommunizieren und sie auch für weitere potenzielle Aufgaben nutzen“, erläutert Matej Sýkora, IT-Manager bei Xella, die Vorteile des Systems. Digital Dispatch ist mittlerweile in 15 Werken der Xella-Gruppe implementiert, weitere werden in Kürze folgen. „Für weitere Rollouts und Entwicklungen ist es besonders vorteilhaft, dass Digital Dispatch von Grund auf Xella-intern entwickelt wurde. Außerdem haben wir auf diesem Weg viel gelernt, auch durch das Feedback der Anwender“, ergänzt Matej Sýkora.

Das neueste Upgrade in Piła
Der jüngste Neuzugang in der Liste der neu digitalisierten Werke ist das Ytong-Werk in Piła in Polen. Im Juli 2024 wurde ein ESP für die Fahrer eingerichtet, die im Auftrag von Händlern und Spediteuren Waren abholen. „In Polen haben wir das System zunächst im März 2023 im Silka-Werk in Mosina in einem Pilotprojekt eingeführt. Nach dem Erfolg war der nächste Schritt die Einführung im Januar 2024 im Werk Ytong in Ostrołęka. Im Werk Piła haben wir nun ebenfalls einen elektronischen Servicepunkt für Fahrer eingeführt. Das elektronische System bedeutet einen schnelleren und effizienteren Service für die Fahrer“, erklärt Monika Krupińska, Leiterin der Abteilung Kundenservice und Logistik bei Xella Polska. Sie fügt hinzu: „Die Einführung weiterer ESPs in den polnischen Werken ist Teil unserer Strategie, Geschäftsprozesse zu digitalisieren und zu vereinfachen. Im September werden wir einen vierten ESP einführen, dieses Mal im Ytong-Werk in Milicz.“

Zusätzliche Einrichtungen für Fahrer
„Bei der Einführung von ESPs in den Werken arbeiten wir auch daran, die Bedingungen für die Fahrer zu verbessern“, sagt Monika Krupińska. Sie erklärt, dass die Fahrer, die in den polnischen Xella-Werken ankommen, oft lange und anstrengende Strecken zurücklegen müssen.
„Wir versuchen, den Bedürfnissen der Fahrer entgegenzukommen, indem wir einen einheitlichen Standard entwickeln. Dieser Standard stellt sicher, dass den Fahrern an allen Standorten Rastplätze zur Verfügung stehen. In Piła haben wir einen Pavillon mit Toiletten und Duschen speziell für die Fahrer eingerichtet. Außerdem haben wir den ESP mit einer bequemen Sitzecke ausgestattet, in der  die Fahrer eine Tasse Kaffee genießen und sich in einem klimatisierten Raum kurz ausruhen können“, so Krupińska.